Impara a definire le priorità e gestire il tuo tempo grazie alla matrice di Eisenhower

Se la tua giornata è un susseguirsi caotico di attività urgenti e ti sembra di non avere il tempo di fare nulla, la matrice di Eisenhower ti può essere di grande aiuto. Si tratta di uno strumento che, se utilizzato bene, ti permette di definire le priorità e gestire al meglio il tuo tempo. Quando le priorità sono chiare nella tua mente, puoi concentrarti su aspetti che hanno un alto impatto sul risultato finale, evitando di perdere tempoin azioni inutili. Vediamo quindi come funziona la Matrice di Eisenhower.  

Qual è la differenza tra attività urgenti e attività importanti? 

Il concetto alla base della matrice di Eisenhower si può sintetizzare in una frase: 

“Ciò che è importante raramente è urgente; ciò che è urgente raramente è importante.” 

Questo metodo permette di ottimizzare il tempo perché suddivide e valuta le varie attività in base al loro grado di urgenza e importanza. 

Oggi tutto è urgente. Quante volte in ufficio ti capita di chiedere: “Per quando ti serve questo documento?” e ottenere la risposta (ironica, ma con un fondo di serietà!):“Mi serve per ieri!”? L’urgenza, però, spesso non rima con “importanza”. 

Il concetto di “importante” è soggettivo: ciò che è importante per te può non esserlo per altri. Ciò che è importante oggi potrebbe non esserlo in un altro momento della tua vita. Le priorità sono legate ai nostri valori e obiettivi, e sono naturalmente diverse per ciascuno di noi. 

Il concetto di “urgente”, invece, è oggettivo e dipende unicamente dalla variabile tempo. Sono urgenti tutte quelle attività che richiedono la tua attenzione immediata o a brevissima scadenza. 

Spesso capita di avere qualche difficoltà nel distinguere cosa è importante e cosa è urgente. Per capirlo, prova a chiederti: “Quest’attività mi renderà in proporzione al tempo che vi ho investito?” Se la risposta è affermativa, si tratta di un’attività importante

Viceversa, se alla domanda: “In questa attività, il tempo è un fattore determinante? C’è una scadenza molto vicina?” rispondi in modo affermativo, allora si tratta di un’attività urgente

Come funziona il modello della matrice di Eisenhower? 

La matrice di Eisenhower serve a ordinare le priorità separando ciò che è importante da ciò che è superfluo, classificando le attività giornaliere in base al loro grado di urgenza e/o importanza. Vediamo come funziona questo modello di organizzazione e gestione del tempo con un semplice schema: 

Matrice di Eisenhower

Quadrante A: azioni URGENTI e IMPORTANTI 

In quest’area della matrice si trovano le azioni che sono sia importanti, che urgenti. Sono attività che non puoi delegare: devi farle personalmente e nel minor tempo possibile. Le attività che rientrano in questo quadrante vanno ridotte al massimo, perché sono quelle che aumentano il rischio di farti perdere il controllo della situazione. Risultato? Costante emergenza e aumento dello stress sul lavoro.  

Se buona parte della tua giornata si trova nel quadrante A, i tuoi impegni gestiscono te e non viceversa. Devi assolutamente rivedere le tue priorità! 

Quadrante B: azioni IMPORTANTI e NON URGENTI 

Questa è l’area della qualità, in cui pianifichi progetti a medio/lungo termine e attività di tipo strategico. Perché qualità? Perché qui concentri le attività importanti e non urgenti. Non hai lo stress della mancanza di tempo, quindi puoi occuparti di queste azioni senza la pressione dell’urgenza. Il segreto è occuparsene e non rimandarne l’esecuzione, per evitare che finiscano poi nel quadrante A! 

Quadrante C: azioni URGENTI e NON IMPORTANTI 

Questa è l’area dove si concentrano le azioni frustranti. Quelle sempre urgenti e per nulla importanti, che spesso dipendono da persone e situazioni esterne. Impiegare il tuo tempo nelle attività di questo quadrante ti ruba risorse ed energie che potresti occupare in ciò che ti riguarda e ti interessa davvero. Il segreto è quindi delegare. Prova a chiederti: “Questa è un’attività che posso fare solo io, oppure la posso delegare?” Se la risposta è sì, delega tranquillamente e ottimizza il tuo tempo! 

Quadrante D: azioni NON URGENTI e NON IMPORTANTI 

In questo quadrante si concentra il totale spreco di tempo. Qui si trovano le azioni superflue e banali, che fanno perdere tempo e non portano nessun beneficio. Includiamo in questa categoria le distrazioni e le scuse più o meno consapevoli per rimandare ciò che è davvero importante e/o urgente. Va da sé che queste azioni vanno evitate completamente! Rubano energie, tempo e concentrazione che puoi utilizzare per migliorare le performance tue e del tuo team, sia sul lavoro che nella vita privata. 

Imparare a utilizzare con efficacia questa matrice ti permette di raggiungere nel medio termine risultati sorprendenti. Su questo argomento trovi un approfondimento qui e sui miei canali social.

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Ciao, a presto! 

Costantino

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