Fare affermazioni, soprattutto se non richieste, ti espone a dei rischi inutili. Al contrario, utilizzare le domande nella tua comunicazione ti permette di prendere il controllo della conversazione. In altre parole: usare le domande rende la tua comunicazione più efficace. Chi domanda, comanda! Per farlo, occorre capire come e quando utilizzare domande aperte e domande chiuse.
Domande aperte e domande chiuse: le differenze.
Partiamo da un esempio concreto.
Stai partecipando a una riunione che riguarda l’andamento di un progetto. Esponi la tua idea in modo perentorio: le cose si fanno così e solo così. In sostanza, affermi la tua posizione. Quali sono le possibili conseguenze di questa comunicazione?
Due dei cinque colleghi presenti non sono d’accordo con te, ma non lo esprimono. Pensano che tu abbiamo imposto la tua visione, mentre la tua intenzione era quella di aprire un dialogo. Mentre il progetto va avanti, la loro performance è indebolita dai loro dubbi. Un progetto importante per il team viene portato avanti con difficoltà e i risultati non corrispondono alle aspettative del cliente.
Proviamo invece a iniziare questa riunione con una domanda aperta: “come pensate di procedere con lo sviluppo di questo progetto?”.
Il dialogo si anima subito, perché i colleghi si sentono presi in causa. Sentono che la loro opinione è importante per arrivare a una soluzione condivisa. La loro performance nel portare avanti il progetto sarà nettamente migliore, perché ne condivideranno gli obiettivi. Risultato: il team lavora bene insieme, tempo e sforzi si convertono in un risultato che soddisfa sia la squadra, che il cliente.
Le domande aperte, se usate correttamente, comportano molti benefici:
- Ti permettono di ricevere informazioni che non potresti ottenere in altro modo
- Generano molti punti di vista
- Favoriscono la partecipazione e la condivisione
- Sono tanto più potenti, quanto più è lungo e articolato il tempo di risposta che richiedono al tuo interlocutore
Le domande chiuse, invece, richiedono una semplice risposta binaria: bene/male, sì/no, ecc. Se le utilizzi per controllare lo stato di attenzione o stimolare il consenso della persona a cui stai parlando, risultano poco efficaci. Ad esempio: “Hai capito?”, “sei d’accordo?”.
Se invece le collochi nel punto giusto di un processo comunicativo, come alla fine di una fase di raccolta di informazioni, sono utili perché favoriscono il momento della decisione finale. L’importante è evitare di utilizzarle per guidare la comunicazione con gli altri.
Le domande aperte più potenti.
Ho raccolto alcune delle domande aperte più potenti, ovvero quelle da cui puoi trarre i massimi benefici (anche nel dialogo interno che fai con te stesso):
- Quali azioni dovrò compiere per raggiungere l’obiettivo?
- Cosa dovrò studiare e quali capacità dovrò sviluppare?
- Che cosa deve accadere per sapere che avrò raggiunto il mio obiettivo=
- Cosa/Come possiamo fare per…?
- Come ti possiamo aiutare?
- In che modo desideri procedere?
- Hai qualche idea su come possiamo farlo diversamente?
- Vedi altre soluzioni oltre a questa?
Imparare a usare le domande per rendere la tua comunicazione più efficace ti permette di instaurare un dialogo proficuo con clienti e collaboratori. Puoi capire i loro criteri di scelta e quelli comportamentali. Puoi favorire un clima di condivisione e comportamenti proattivi all’interno del team. Ti consiglio di provare a integrarle nella tua comunicazione e scoprirne i benefici!
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Ciao, a presto!
Costantino
